オンライン校正で回覧時間を半減！
デジタル化による業務効率化と品質向上への取り組み

阿蘇製薬株式会社様は、救急絆創膏などの医療用品を数多く取り扱う製薬会社です。
パッケージの校正業務における人的ミスの削減と業務効率化を目指して、review-it! for Packageを導入いただきました。
導入時の詳しい経緯や導入後の変化について、購買課の東様、齊藤様に話を伺いました。

以前の校正作業では紙媒体で1文字ずつ人の目で確認していたため、どうしてもミスが発生することがありました。
どんなに小さなミスであっても、製品として世に出てから発覚した場合、回収につながる潜在リスクがあります。

当初は人員を増やすことで精度の改善を図りましたが、増員してもヒューマンエラーは残り、人的コストも増加する一方でした。
また、紙ベースでの回覧となると、回覧書の作成や用紙の印刷など準備に手間がかかる上に、回覧期間も1週間以上かかるため、業務効率の面でも課題を感じていました。そういった課題を包括的に解決するために、システムの導入を検討しました。

複数のツールを比較検討しましたが、review-it!は機能面と費用とのバランスが最も良いと感じました。特に文字の誤植を検出できる機能を求めていたので、review-it!はExcel原稿とPDFの自動照合ができる点が私たちのニーズに合致していると思い、最終的に導入を決めました。

私たちが扱う製品は改版や変更の頻度が多いので、ちょっとした変更の確認には差分比較機能の「あおり表示」が便利です。

また、review-it!はチームで協働できるオンライン回覧機能が充実しているため、チームでの校正作業の進め方が大きく変わりました。
以前は紙を回覧して、確認が完了したら押印する手順でしたが、机の上でしばらく放置されたり、忙しい人が止めてしまったりと管理が煩雑になっていました。
回覧表で対応していたフローをreview-it!の「確認済」ボタンやコメント機能で代用することで用紙をなくし、常に全体の進捗を把握しやすくなりました。

※特定のユーザーや共同確認者全員に対して、メンションを付けてコメントを入力することができる。

メンションされたユーザーにはシステムから自動でメール通知が届く。

回覧を待たずに、review-it!を使って複数人で同時に確認できるようになったので、1週間以上かかっていた確認作業が3~4日で完了できるようになったのもうれしいですね。

review-it!の導入により、校正作業のデジタル化という第一歩を踏み出すことができました。
原稿照合機能を本格的に活用するため、自社の業務フローに合わせたExcel原稿フォーマットの整備を進めています。

引き続きひとつひとつの工程を見直しながら生産性を高めて、最終的にお客様に届ける製品価値の向上に還元したいと考えています。

今後もより多くの企業でreview-it!が活用され、機能がさらに充実していくことを期待しています。

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