期待以上の導入効果を実感
文字量の多い一括表示も正確にチェックするreview-it!で業務改善

白鶴酒造株式会社様は、1743年創業の老舗日本酒メーカーです。
日本酒の製造・販売を主軸に、焼酎、リキュール、みりんなども販売されています。
今回はreview-it! for Packageの導入を検討したきっかけから導入後の効果などをマーケティング開発本部の金子様、今井様にお話を伺いました。

— 導入前の課題やreview-it!の導入を決めた経緯についてお聞かせください。

校正業務においてミスが発生した際に、これまでは確認回数や確認人数を増やして対策をしていましたが、それでも完全に防ぎきることは難しかったです。そして対策を施してもヒヤリハットな事案が何度か発生してしまい、頭を悩ませていました。

例えば「あります」が「ありす」となっていても、脳が勝手に補完して読んでしまい見落とすことがあります。
校正業務は一見すると間違いを探す単純作業に見えますが、品質を守る最後の砦として重要な仕事です。さらに多大な労力と時間がかかります。

特に酒類の場合は、酒税法、食品表示法、酒類業界の自主基準など、複数の法令や基準に則って表示を作成する必要があります。
うっかりであっても表示ミスがある状態で流通してしまうと自主回収が必要となったり、罰則が科されたりするため非常にシビアです。

これらの課題を解決するためにreview-it!の導入を検討しました。

— 課題解決のために行動を起こしたきっかけはありますか？

校正の援助になるようなサービスはずっと探していました。

review-it!の導入前にPDFの差分比較ができる別サービスを導入済みで、表示修正での前後比較や入稿デザインデータと版下の差分比較など、既に別のツールを利用していました。
ただし、校正作業の初期工程の文字校正は人の目で必ず行う必要があり、一番解決したい部分が解決できない歯がゆさを感じていました。

そんなときにテキストまで校正してくれるreview-it!に出会いました。

原稿と校正PDFデータが一致しているか文字の照合ができるうえに、文字のポイント(文字の大きさを表す単位)までチェックできるという食品表示の校正には欠かせない機能まで付帯している点に魅力を感じました。

日本酒は容量によって表示する文字ポイントが変わるというルールがあるので、その確認も自動化できたのは嬉しかったです。

— review-it!を導入して校正業務はどのように変わりましたか

従来は主に４つの工程がありました。

1.照合用原稿として、Excelにてチェック表作成

2.確認部署用に複数部印刷

3.各部署にて確認

4.各部署の回覧内容をもとに校正

例えば弊社製品の「まる」は9種類ありますので、1番最初の工程であるExcelのチェック表を作るだけでも1時間もかかっていました。
さらにチェック表自体は同じものであってもを部署によってチェックポイントが異なるため、依頼の準備の時点で非常に大変な仕事でした。

review-it!導入後は全ての工程が劇的に改善されました。
まさに「待ってました！」という感想です。
これまで行っていた「部署ごとに特化した確認依頼を行い、それぞれから戻ってきた指摘を集約する」という作業がすべてreview-it!上で完結することが大きな効果を感じます。
オンラインで依頼から指摘に集約、さらにはコメントのやり取りで議論事項が解決できることが非常に便利ですね。

結果として一連の作業にかかる時間が少なくとも50%以下に削減されました。

— 少し時間軸が戻りますが、導入にあたってどのように進行したのか教えてください

以前から校正業務の解決策を探しており、TOPPAN株式会社の担当営業に「校正業務を正確にできるツールはないか？」と相談したことがきっかけでした。
その際にreview-it!をご提案いただき、有効な解決策の一つだと感じたものの予算の問題もあり、すぐに導入へ踏み切ることはできずにいました。
そこへ社内のDX機運の高まりが追い風となり、部署長の賛同も得られたことを機に、一気に導入へ向けて前進しました。

その後はreview-it!も含めていくつかのサービスの検討を重ねる中で「いかに正確に間違いなくチェックしてくれるのか」という選定基準も明確になってきましたね。
例えば世の中のトレンドであるAIが校正作業を行う便利なサービスも検討したのですが、校正作業で最も重要な正確性が担保できないことが判明したのです。
AIは補助的な機能として備えられていたら便利ですが、選定軸の通り機械的に正確にチェックしてくれるサービスが欲しかったですね。

結果として、便利さより正確性を求めていくと原稿とPDFの文字チェックの正確性が強みのreview-it!を導入する結論に至りました。

— 導入の決め手となったこと、一方で導入に際して苦労したこと・懸念点はありましたか？

導入の決め手はreview-it!の無料トライアルです。
機能性表示食品や化粧品のように文字量の多い一括表示を正確にチェックしてくれたことに感動しました。
「とにかく一回やってみよう」という雰囲気だったので、プロジェクトが止まってしまうような懸念点はありませんでした。

トライアルを経て、review-it!を導入しても紙で見る工程を完全になくすことは難しいことがわかりましたが、紙で確認する大事さも改めて感じたので使い分けだと思っています。

導入後は既存の業務フローをreview-it!導入後のフローに合わせることに少し苦労しました。
ただ、業務フローを見直す良い機会にもなり、部署ごとの役割分担を整理することで他部署の業務負荷も削減できたので良かったですね。

— 最後に、review-it!に対してコメントがあればぜひ教えてください

主要機能はほとんど使い込んでおり、想像以上に「導入してよかった」と感じています。
強いて言えば海外向けの商品にも利用できるように多言語対応をしてもらえると嬉しいですね。
その他にも、利用頻度が高いPDF上でのコメント機能の改善など、今後のreview-it!のアップデートに期待しています！

業　　　種： 飲料
従業員規模： 301～1,000名

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