ペーパーレス化でリモートワークに対応！
回覧時間を半減できた活用方法とは

日本生活協同組合連合会様は組合員の声を活かしたコープ商品の企画・開発を主な事業として展開しています。

商品パッケージなどの校正業務における心理的負荷の軽減や工数削減を目指して、2023年4月に review-it! for Package をご導入いただきました。ブランド戦略本部で、コープ商品のパッケージデザインを管轄されている谷本様に、導入後の変化や活用場面について話を伺いました。

以前の校正業務フローでは、タスク管理や物理的な管理の面で様々な課題がありました。

元々は紙で点検作業をしていたのですが、忙しい時期に紙資料のファイルが自分の机にたまっていくのを見ると、心理的に少し追い込まれてくるんですよね。

物理的に紙資料が積まれていると、一目で優先度を見分けることが難しく、とにかく全てに手をつけていくしかない状況でした。毎日10件前後の回覧が発生していましたが、進捗状況が見えづらいため、一人の工程が遅れると全体のスケジュールが伸びてしまうこともしばしばありました。

商品パッケージのチェックに関わるメンバーは全員 review-it! for Package を使っています。私の所属するブランド管理グループの16名と、商品の一括表示を確認しているグループの9名がアカウントを持っています。

パッケージ表面のデザインの確認工程をほぼ全て review-it! に統一して紙を削減したことで、在宅勤務でも点検・回覧ができるようになりました。
担当者が在宅勤務の日には、以前は回覧が止まって回覧期間が約8営業日かかることもありましたが、review-it! 導入後は約4営業日まで短縮されました。また、締め切りを設定できるので、計画も立てやすくなりました。

ファイルが自分の机にたまるストレスが減ったのもうれしいですね。

タスク一覧を画面上で把握できるようになったことで、私たちなりの運用ルールも定まってきました。

たとえば、急ぎの場合はタスク名に「急ぎ」と記載して、優先度が判別できるようにしています。業務のピーク時でも優先度をつけて「今日はやらなくていい」という意思決定がしやすくなり、効率化できていると思います。

私たちが導入してからも継続的にサービスが改善されていて、使い始めた頃よりも画面が見やすくなった印象です。今後の要望としては、ExcelとPDFの原稿照合やPDF同士の比較だけでなく、jpeg形式の画像ファイルとPDFの差分比較にも対応していただけたら、さらに活用の幅が拡がりそうです。

パッケージ表面のデザイン校正業務は review-it! 上で管理できるよう統一したものの、他の部分ではまだ紙での照合作業も残っている状況です。今後は社内での運用ルールも最適化していきながら、パッケージ裏面の表示点検や、仕様書などの照合作業にも活用していきたいと考えています。

業　　　種： 団体
従業員規模： 1,001～5,000名

\まずは話を聞きたい/

\概要だけ聞きたい/