オンライン校正ツールとは？導入するメリットや選び方、おすすめのサービス3選も紹介

オンライン校正ツールはインターネットを介して校正作業を効率的に行える便利なツールです。校正作業に関わる負担やミスを軽減し、生産性の向上にもつながります。

しかし、ツールごとに機能や特徴が異なるため、自社の業務に適したサービスを選びましょう。

本記事では、オンライン校正ツールのメリットや選び方、おすすめのツールなどを解説します。

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オンライン校正ツールとは、クラウドサーバーを活用し、インターネット経由で文書や図面、パッケージなどの校正作業を行うツールです。

従来の紙ベースやローカル環境での校正と異なり、進行中のプロジェクトのステータスや作業履歴をオンライン上で随時確認でき、チーム間のコミュニケーションも円滑にできます。

オンライン校正ツールを導入すれば、校正作業の効率化と品質向上が期待でき、生産性の最大化が実現可能です。

また、ツールによっては自動照合機能が搭載されており、ヒューマンエラーを防ぎつつ校正負荷を軽減できます。

オンライン校正ツールと似て非なるものとして、文章チェックツールがあります。文章チェックツールは、文章の誤字脱字や不自然な日本語表現をチェックしてアラートを出したり修正したりするツールです。

どちらもデジタル技術を用いて校正作業をサポートするツールですが、作業の進め方に違いがあります。

オンライン校正ツールはクラウドサーバー上で複数人で修正箇所や確認完了箇所を共有しながら校正作業するツールであるのに対し、文章チェックツールは、インターネット上のツールサイトやローカルツールを用いて個人で作業をします。

文章校正チェックツールでは、制作時に使うものとして、正しく修正した証拠をチームメンバーに共有することができず、完成品の確認時にはダブルチェック担当者も別でチェックをするなどの手間が発生します。

一方、校正に特化したツールのため、無駄な情報が少なく文章の校正部分が見やすいといったメリットもあります。

オンライン校正ツールを利用するメリットは以下の通りです。

• ミスを防げる

• 作業時間の短縮

• 校正状況をリアルタイムで可視化

• テレワークが可能
  

上記を順番に解説します。

従来の紙ベースの校正作業では、人の目や手による確認が必要で、修正ミスや見落としが発生しやすい傾向があります。

特に複数人での校正作業では、進行状況の共有が不十分になりやすく、二重チェックの漏れや修正ミスが発生するかもしれません。

オンライン校正ツールを利用すれば、確認完了箇所、修正指示した箇所が一目でわかります。

修正漏れや重複作業を防止でき、校正品質が大幅に向上するのはオンライン校正ツールの大きなメリットです。

従来の紙ベースの校正作業では、プリントの出力や回覧、担当者やクライアント、印刷会社への郵送や手渡しなどの工程が必要で、多くの時間と手間がかかります。

また、紙媒体を使用する場合、紛失や誤送などのトラブルが発生するリスクもあります。

一方、オンライン校正ツールを活用すれば、テキストや画像などのデータは全てインターネット上でやり取りできるため、出力や郵送などの手間がなく、紛失などのリスクもありません。

つまり、オンライン校正ツールを導入すれば、校正作業全体の時間を大幅に短縮でき、関係者へ迅速かつ正確に情報共有が可能になります。

企業によっては、複数の校正者や複雑な承認フローが存在し、校正作業が煩雑化する場合があります。

紙ベースや従来の手法では、バージョンの取り違えや最新コメントの見落としなどのトラブルが発生しやすく、各校正者の指示をまとめるだけでも大きな手間と時間が必要です。

オンライン校正ツールを活用すれば、校正の進捗状況や各修正箇所をリアルタイムで可視化でき、スケジュールがどこまで完了しているかを一目で確認できます。

作業の透明性が向上し、校正全体の管理が容易になるため、オンライン校正ツールの導入を検討しましょう。

従来の紙ベースの校正作業では、物理的な書類が必要なため、オフィスにいなければ修正指示に対応できないケースが多く、出先での迅速な対応が難しいです。

また、複数の校正者が関わる場合、誰かが不在だと校正作業が滞り、プロジェクトの進行に遅れが生じるリスクがあります。

オンライン校正ツールを導入すれば、インターネット環境とパソコンやタブレットなどの端末さえあれば、場所を問わず校正作業に参加可能です。

テレワークやフレックスタイムなど柔軟な働き方にも対応でき、急な対応が必要な場合でも即座に校正作業を進められます。

リモートワークの普及が進む現代では、オンライン校正ツールは生産性向上と業務効率化の強い味方となるでしょう。

実際に利用するにあたり、オンライン校正ツールを選ぶ際のポイントは以下の通りです。

• サービスの内容

• ユーザーインターフェース

• セキュリティ

• 対応しているデバイス

上記を順番に解説します。

オンライン校正ツールを選ぶ際は、提供されるサービスの内容が重要です。

オンライン校正ツールによっては、パッケージデザインやテキストなど特定の校正作業に特化しているものや、PDFや画像、動画など多様なファイル形式に対応できるものがあります。

また、校正機能の精度や自動チェック機能、コメント機能の充実度などもツールごとに異なるので、選ぶ際には重要なポイントです。

企業によっては、複数部門での活用や特定業務の効率化を目指す場合もあるため、自社のビジネスモデルや課題に最適なサービスを提供できるオンライン校正ツールを選びましょう。

校正作業は、デザイナーやライター、法務など複数の関係者が関わることが多いため、誰もが直感的に操作できるユーザーインターフェースの使いやすさが重要です。

操作が複雑なツールでは、作業の効率が落ちたり、意図しないミスが発生したりするリスクがあります。

校正作業は細かな確認が必要な場面が多いため、スムーズに進行できるオンライン校正ツールがおすすめです。

そのため、オンライン校正ツールを選ぶ際には、ユーザーインターフェースの見やすさや操作の簡便さを重視し、事前にトライアル版で使用感を確認したり、利用者の口コミや評判をチェックしたりすると良いでしょう。

オンライン校正ツールは、クラウドサーバーにデータを保存し、インターネットを通じて情報をやり取りするため、セキュリティ対策が極めて重要です。

パッケージデザインや販促資料などの校正作業では、製品情報や企業の機密事項が含まれることが多く、万が一、発売前に情報が流出した場合、企業に甚大な損害を与えるリスクがあります。

そのため、オンライン校正ツールを選定する際は、通信の暗号化や二段階認証などのセキュリティ機能が充実しているかを確認しましょう。

また、管理者権限でユーザーごとのアクセス権限を細かく設定できる機能も重要です。

セキュリティ体制が万全なオンライン校正ツールを導入できれば、外部からの不正アクセスや情報漏洩を防ぎ、安心して校正作業を進められます。

オンライン校正ツールは、インターネットに接続できる環境があれば、オフィスや自宅、外出先など場所を選ばずに利用できる点が大きなメリットです。

しかし、オンライン校正ツールによって対応しているデバイスが異なるため、利用環境に合ったサービスを選びましょう。

例えば、パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットにも対応しているオンライン校正ツールであれば、移動中や出先でも校正作業に参加でき、柔軟な働き方が可能になります。

現場での確認や急な修正指示が必要な場合でも、スマートフォンやタブレットから素早く対応できることは魅力的なポイントです。

オンライン校正ツールを選ぶ際は、デバイスでの操作性や表示の最適化がされているかも確認し、様々なシーンで快適に利用できるサービスを選びましょう。

近年では、オンライン校正ツールと文章チェックツールの要素を組み合わせた「自動チェック機能付きオンライン校正ツール」という新たなツールも登場してきています。

上記のような両者の特徴を組み合わせることで、制作者だけでなく確認者の校正負荷を下げ、さらに業務もオンライン化することが可能です。

オンライン校正ツールはサービスの内容やユーザーインターフェース、セキュリティなどが異なるため、選ぶ際は比較しましょう。

おすすめのオンライン校正ツールは以下の通りです。

• review-it! for Package

• sowaos

• DNP AI審査サービス™

上記を順番に解説します。

「review-it! for Package」は、TOPPANホールディングス株式会社が提供するオンライン校正ツールで、特に商品パッケージの校正業務に特化しています。

「商品パッケージ校正を自動化し精神的負荷を下げる」ことを目的とし、煩雑な校正作業のオンライン化や自動化を実現しており、ミスを防ぎつつ作業の効率化が可能です。

食品や飲料、製薬業界など、正確性と迅速さが求められる企業に適したオンライン校正ツールになります。

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「sowaos(ソワオス)」は株式会社Tooが提供しているオンライン校正ツールで、パッケージ表記のチェックに特化しています。

パッケージデザインを始めとするクリエイティブワークのノウハウを活かして開発された校正システム「パッケージデザインアセスメント」が特徴です。

パッケージ制作のDX(デジタルトランスフォーメーション)を実現したい企業の方は、チェックしましょう。

詳しくはこちら

「DNP AI審査サービス™」とは、大日本印刷株式会社が提供しているオンライン校正ツールで、AI技術を活用して校正や校閲、審査業務の効率化と品質向上を実現します。

人力による校正で発生しやすいミスやルールの誤りなどをAIが自動的にチェックするため、ミスを減らしつつ、校正作業の平準化が可能です。

校正や校閲、審査業務の合理化を目指す企業にとって便利なツールとなるでしょう。

詳しくはこちら

オンライン校正ツールを導入すれば、煩雑な校正作業をインターネット上で一元管理でき、生産性の大幅な向上が期待できます。

しかし、様々なオンライン校正ツールが存在し、提供する機能や特徴が異なるため、適切なツールを選ぶことが重要です。

「review-it! for Package」なら、パッケージ校正業務の自動化とオンライン化を実現して、確実に業務量を削減できます。

Excel原稿と制作PDFの比較を自動で行うため、照合確認の負荷を削減しつつ、ヒューマンエラーの防止が可能です。

また、2つのPDF間での差分を自動で抽出するので、修正が入った際の前後版での比較や、デザインと版下の差分確認時の負荷を削減します。

さらに、オンラインでの複数人同時校正が可能なので、業務全体の効率化に貢献でき、時間や場所を選ばないリモートワークを導入しやすいです。

校正作業に関わるヒューマンエラーを減らし、業務全体のスピードと精度を高めたい方は、「review-it! for Package」の詳細をチェックしましょう。

review-it! for Packageについて詳しくはこちら

パッケージデザインは商品の印象や売れ行きを大きく左右する重要な要素です。

しかし、誤字脱字や表記ミスが修正されていない状態で流通すると、商品回収や場合によっては信頼失墜などの重大なリスクを招く恐れがあります。

そのため、校正作業は細心の注意が求められますが、人の目や手だけに頼った作業では負担が大きく、ミスが発生するミスが起こりやすくなります。

オンライン校正ツールはクラウド上でデータを一元管理でき、作業履歴の可視化や複数人での同時校正やリアルタイムでの修正が可能となるため、校正ミスや見落としを大幅に減らしつつ、業務効率の向上が期待できます。

オンライン校正ツールは機能や特徴が異なるため、自社のビジネスモデルやワークフロー、抱える課題に適したツールを選びましょう。

「review-it! for Package」はパッケージ校正に特化したツールで、実務に即した便利な機能を備えています。校正作業のミスを防ぎ、作業時間の短縮が可能なので、オンライン校正ツールを導入したいと考えている方は検討をおすすめします。

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